IQ Money · Закупки по ПЗП
Закупки по ПЗП
Ни одной покупки
без заявки и подписи
Сначала отделение подаёт ПЗП — предварительная заявка на приобретение. Решение по нему принимается на еженедельном финансовом планировании. Купить можно только по красному ЗП с точной ценой, где стоят подпись главы отделения и подпись лица, полномочного подписывать ЗП. Порядок проверяет система. Внутреннее согласование не заменяет обязательные правила закупок, учёта и договорного оформления.
Зачем
Деньги утекают не на крупном, а на срочном
«Срочно, согласуйте»
Покупка оплачивается раньше, чем её обсудили. В системе срочный ПЗП не подаётся: для таких случаев проводят внеочередное финансовое планирование.
Одобрили одно — купили другое
После одобрения предмет, сумму и обоснование ПЗП изменить нельзя. Если нужно другое, отделение подаёт новый ПЗП.
Сам попросил, сам подписал
Свой ЗП не подписывает никто. Тот, кто утвердил ФП, не подписывает ЗП по нему, а оплачивает ЗП не составитель и не подписавший.
Цепочка
Три разные бумаги —
три разных решения
- ПЗП — отделение сообщает, что ему нужно: ситуация, данные, решение. Можно отметить «первая необходимость». Сам по себе ПЗП не даёт права покупать.
- Финансовое планирование — раз в неделю комитет решает, на что пойдут деньги. Одобрить больше недельной суммы система не даст.
- ЗП — точная цена и подписи. Сумма не может превышать остаток по ПЗП, а деньги должны лежать на фонде.
- Заказ, приёмка, сверка счёта — у каждого шага свой ответственный, и видно, где остановилась покупка.
- Баланс ПЗП — на дорогую вещь можно копить несколько недель, а по одному ПЗП оформлять несколько ЗП.
ЗП появляется только после одобренного ПЗП.
Внедрение
По уровням —
правила становятся привычкой
Компания не перестраивается за один день. Каждая организация идёт по своим уровням, и на следующий переходит тогда, когда выполнен критерий, а не когда наступила дата в календаре. Критерии система считает сама.
Подготовка
Структура отделений и руководители, уровни доступа и недельный ритм. Ответственные назначены, правила согласования определены.
Переходвыполнены все пункты готовности
Заявка — это ПЗП
Обоснование обязательно, отделение и дата заседания ФП указаны, после одобрения ПЗП не меняется.
Контрользаявки проходят согласование до покупки
ЗП
Один ЗП на один ПЗП, точная цена, две подписи. Выдать деньги напрямую, без ЗП, уже нельзя.
Переход95% оплат по ЗП за 3 недели
Баланс ПЗП
Несколько ЗП по одному ПЗП, накопление на дорогую покупку за несколько ФП.
Переходрезервы сходятся
Полный цикл
Срок подачи к ФП, папка дня, без срочных, списки первой необходимости, директива ФП, заказ, приёмка, сверка счёта.
Переход4 недели без обходов
Контроль
Показатели дисциплины, разбор отклонений по отделениям.
Контрольотклонения разобраны, ответственные определены
Стоимость
Как подключить закупки по ПЗП
Тариф «Система»
- ПЗП, ЗП, уровни 0–5, контроль
- Права доступа и согласование по ролям
- До 10 компаний и 100 пользователей
Модуль к «Управлению»
- Тот же функционал ПЗП
- Для компании до 3 организаций и 30 пользователей
- Помесячно — 12 000 ₽
Внедрение с нами
- 8–12 недель, от подготовки до уровня 4
- Структура отделений и роли
- Настройка прав для каждой роли
- Еженедельный разбор критериев перехода
Вопросы
О закупках по ПЗП
У нас маленькая компания, один человек совмещает несколько ролей. Это сработает?
Что делать, если покупка действительно срочная?
Можно начать с одной компании группы?
Мы уже работаем с заявками в IQ Money. Что изменится?
Следующий шаг
Проведите первый ПЗП
по правилам вашей компании
Покажем полный цикл за 40 минут: от ПЗП до оплаченного красного ЗП.